Il Settore è competente a coordinare, supervisionare e supportare le attività dei vari Uffici afferenti, nonché per ogni altro adempimento necessario, sia in relazione alla attività interna all’Area, sia per il raccordo nei rapporti con le altre Aree, affinché le procedure istruite dalle strutture di cui si compone il Settore, siano espletate nel rispetto della normativa vigente e di sinergiche interazioni, anche per gli adempimenti relativi alle pubblicazioni in materia di trasparenza riferiti alle attività di propria competenza, secondo quanto più ampiamente descritto per i singoli uffici afferenti.
All’interno del Settore Affari Generali sono afferenti:
- l’Ufficio Affari Generali e Procedure Elettorali;
- l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP);
- l’Ufficio Protocollo e Conservazione Documenti Elettronici (l cui Responsabile è altresì DPO di Ateneo).
Ufficio Affari Generali e Procedure Elettorali
- Presidio e gestione delle varie fasi dei procedimenti elettorali (ad es.: indizione, istruttoria sulle verifiche per elettorato attivo e passivo, nomina commissioni, proclamazione eletti, ricorsi, nomine e altri adempimenti connessi) relativi al rinnovo della carica degli organi istituzionali (monocratici e collegiali) e altre componenti di Ateneo (Senato Accademico, Consiglio di Amministrazione, Collegio Revisori dei Conti, Consiglio degli Studenti, Garante degli Studenti, Comitato per la Promozione dello Sport, Collegio di Disciplina, Presidio di Qualità, Servizio Ispettivo di Ateneo, membri CUG, CASE e altri).
- Adempimenti e formalizzazioni dei provvedimenti connessi alla nomina (nonché decadenze, sostituzioni, gettoni, rimborsi e altro) dei membri degli Organi Collegiali di Ateneo (Senato Accademico, Consiglio di Amministrazione etc.).
- Adempimenti relativi all’intera procedura di nomina dei delegati nei vari Organi di Governo: indizione, istruttoria per elettorato attivo e passivo, nomina commissioni, proclamazione eletti, ricorsi, nomine e altri adempimenti connessi.
- Organizzazione gestione ed espletamento delle varie fasi del procedimento elettorale per il rinnovo delle rappresentanze studentesche negli organi di Ateneo (SA, CdA, CdD, CCS, etc.), nel Consiglio nazionale degli Studenti Universitari, in Lazio Disco.
- Organizzazione e gestione procedure elettorali per elezioni Ministeriali (CUN).
- Nomine/candidature e altri provvedimenti per partecipazioni in enti esterni o altre forme di rapporti in Convenzione etc. (tra cui Associazioni, Fondazioni etc.) che non siano riservati alla competenza di altre Aree/Settori ovvero supporto ad altri uffici competenti (ad es. all’Ufficio Contratti e Convenzioni per la gestione dei processi per convenzioni, accordi, etc.).
- Predisposizione dei piani di ricognizione annuali sulle attività di competenza degli Affari Generali.
- Rapporti con i delegati dell’Ateneo.
- Gestione processi e supporto alle strutture decentrate per Decreti nomine rappresentanti docenti e studenti all’interno dei Presidi e dei Centri.
- Gestione e aggiornamento Albo scrutatori e Presidenti dei seggi elettorali per le consultazioni elettorali di Ateneo.
- Gestione dei processi di istruttoria finalizzati all’iter approvativo ed emanazione dello Statuto e dei Regolamenti di Ateneo (e loro modifiche ed integrazioni).
- Gestione procedimenti connessi alle attività autogestite studentesche (dall’istruzione delle pratiche, alla stesura ed emanazione dei bandi, compresi i processi successivi e tutti gli adempimenti connessi, come l’acquisizione di relazioni, i decreti di nomina della commissione valutativa, i decreti di approvazione degli atti, delle graduatorie, le istruttorie per le rendicontazioni finali, i decreti di liquidazione etc.).
- Gestione processi e supporto alle associazioni studentesche.
- Gestione complessiva dei processi relativi a bandi per gli studenti (es. borse di studio da finanziatori esterni, istruzione delle pratiche, stesura ed emanazione dei bandi, ivi compresi tutti i processi successivi e gli adempimenti connessi, fino alla chiusura delle pratiche, etc.).
- Gestione di tutta la procedura connessa alla concessione del patrocinio di Ateneo e, ove richiesto, del logo dell’Ateneo (dalla istruzione di pratica per l’approvazione da parte degli Organi Collegiali, fino al rapporto con i richiedenti per la comunicazione degli esiti ed eventuale necessità di supporto).
- Istruzione pratiche e gestione del processo per le nuove intitolazioni di aule, ivi incluso l’interazione con altre eventuali Aree/Settori/Uffici competenti (ad es. Uff. Tecnico, Economato, Dipartimenti etc.).
- Coordinamento dei processi per l’istituzione di Strutture, Centri, etc. e interazione con altri uffici eventualmente competenti per materia.
- Gestione dei rapporti con il CUS (gestione finanziamenti e fondi per attività ordinaria e organizzazione e gestione eventi), ivi inclusa la gestione delle procedure relative alla organizzazione, gestione fondi, rendicontazioni ed espletamento dei Campionati CNU e altre iniziative connesse.
- Aggiornamento e gestione delle pagine web di tutte le attività di competenza dell’Ufficio.
- Supporto al Servizio Ispettivo di Ateneo;
- Gestione processi relativi alle attività connesse ai dipendenti in Telelavoro e smart working (raccolta relazioni periodiche e trasmissione al CUG).
- Adempimenti di repertoriazione, pubblicazione, divulgazione in base alla tipologia di ogni singolo decreto e/o atto di competenza dell’Ufficio.
- Gestione dei procedimenti connessi alle attività di commissioni previste da specifiche disposizioni e di quelle a nomina degli Organi di Governo (ad eccezione di quelle che, per la loro specifica natura, siano riservate alla competenza di altri uffici dell’Amministrazione).
- Compartecipazione alle attività di supporto giuridico-amministrativo per l’elaborazione e modifica degli atti normativi di interesse generale dell’Ateneo.
- Compartecipazione alle attività di supporto e consulenza alle Strutture decentrate nella stesura delle convenzioni per la didattica e la ricerca e per la stesura dei regolamenti.
- Eventuale follow up per verificare il grado di recepimento delle osservazioni o per valutare eventuali controproposte della struttura richiedente.
- Adempimenti necessari al rispetto della normativa privacy vigente per le attività di competenza dell’Ufficio.
- Attività necessarie alla pubblicazione degli atti di competenza dell’Ufficio nelle pagine dedicate all’Amministrazione Trasparente nel sito di Ateneo.
Personale afferente:
Gessica Gigante
tel. 07762993622
e-mail: gessica.gigante@unicas.it
Anna Mariani
tel. 07762993289
e-mail: anna.mariani@unicas.it
Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP)
L’Ufficio Relazioni con il Pubblico - URP è l’unità competente per i rapporti dell’Ateneo con l’utenza e, più in generale, con il cittadino e per tutti coloro che necessitano di informazioni riguardo alle attività e ai servizi universitari. Opera sia attraverso il front-office, sia in modalità telematica, rendendo disponibili i moderni canali di comunicazione, come i servizi on line e la posta elettronica, anche in lingua inglese.
- Assiste e orienta il cittadino nell’accesso ai servizi e fornisce le principali informazioni di pubblica utilità; assicura la tracciabilità e il governo dei reclami; assicura i diversi processi nell’ambito di un’ottica di semplificazione e flessibilità sino all’erogazione del servizio nel rispetto degli standard
di qualità; garantisce la semplificazione delle procedure di certificazione e lo studio per l’identificazione degli ambiti di possibile miglioramento del servizio; cura nuove modalità operative più vicine alle esigenze e alle aspettative della comunità attraverso una forte integrazione tra i diversi servizi dell’Ente; aumenta progressivamente la gamma di servizi diretti offerti al cittadino, ampliando il numero di procedimenti per i quali la struttura è punto di accesso e/o erogazione; coordina le attività di back - office multisettoriale al fine di fornire servizi integrati secondo le esigenze del cittadino e una più efficiente organizzazione degli uffici dell’Ateneo.
- Alla base della strategia comunicativa dell’URP va posto il sito WEB, interfaccia con il mondo esterno.
- L'Ufficio Relazioni con il Pubblico risponde all'esigenza di attuare i principi della trasparenza, pubblicità, economicità, efficienza, efficacia amministrativa, migliorare la qualità dei servizi, fornire un';adeguata informazione e comunicazione a cittadini, studenti e al personale dell'Ateneo.
- L’URP provvede a:
- garantire l'esercizio del diritto di accesso agli atti e di partecipazione di cui alla Legge 241/1990 ss.mm.ii. ed in conformità alle leggi vigenti, attenendosi contestualmente ai principi sulla tutela della riservatezza;
- fornire l'informazione sull'organizzazione, le competenze e i servizi dell'Ateneo e delle sue strutture periferiche, nonché le l'informazione su regolamenti, circolari e atti amministrativi di carattere generale e normativo dell'Ateneo e l'informazione sullo stato di avanzamento delle pratiche amministrative o di tipo didattico e amministrativo e verificando il materiale informativo a disposizione dell’utenza;
- curare la tenuta del registro degli accessi nel rispetto della riservatezza di cui alle linee guida ANAC;
- raccogliere segnalazioni, disservizi, reclami, osservazioni, proposte e suggerimenti su criticità e problematiche relative a servizi e attività, investendo i competenti uffici per il seguito ed il riscontro;
- ricevere e coordinare le richieste di controllo delle autocertificazioni e di acquisizione dati rese ai dai dichiaranti ai sensi del DPR 445/2000, offrendo chiarimenti sull’applicazione della normativa e trasmettendo i dati richiesti nei tempi prescritti dalla normativa;
- indirizzare i cittadini nell’utilizzazione dei servizi offerti, attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative ed amministrative e sulle competenze delle altre Strutture/ Uffici dell'Ateneo;
- promuovere la comunicazione inter-istituzionale, con lo scambio e la collaborazione con gli URP di altre Amministrazioni e favorire l’implementazione di sistemi di interconnessione telematica e coordinamento delle reti civiche, nonché la più efficace comunicazione interna (tra l’Ufficio Relazioni con il Pubblico e le altre strutture operanti nell’ Amministrazione) ed esterna;
- organizzare le attività di monitoraggio delle necessità e del livello di soddisfazione e gradimento degli utenti per i servizi erogati, svolgendo un ruolo centrale nella cura della customer satisfaction dell’Ateneo in favore dell’utenza;
- cura ogni altro adempimento di competenza dell’URP ai sensi della normativa vigente.
Personale afferente:
Erminia Ruoppolo
tel. 07762993203
e-mail: erminia.ruoppolo@unicas.it
Ufficio Protocollo e Conservazione Documenti Elettronici
Cura la supervisione ed il coordinamento del personale afferente ed è l’Ufficio competente per la gestione della corrispondenza in arrivo e in uscita. Per la corrispondenza in entrata, cura la registrazione di protocollo, la scansione ottica e la consegna dei documenti nonché lo smistamento dei documenti indirizzati sia all’Amministrazione Centrale che alle Strutture Periferiche. Inoltre, attraverso la gestione dell’applicativo in uso, Titulus, fornito dal Cineca, l’Ufficio assicura le attività relative all’acquisizione, assegnazione, spedizione e conservazione di atti e documenti di Ateneo.
L’Ufficio si occupa anche della gestione dell’Albo Ufficiale di Ateneo attraverso la procedura messa in atto da Titulus, provvedendo al controllo della congruità dell’atto amministrativo con la normativa vigente in materia di pubblicità e trasparenza della Pubblica Amministrazione e ad autorizzarne la stessa pubblicazione.
La gestione del software Titulus è coordinata sia per l’Amministrazione Centrale che per le Strutture Periferiche attraverso:
- la configurazione e l’aggiornamento delle banche dati del protocollo, delle strutture e del prontuario di classificazione e di smistamento;
- la creazione e la modifica delle diverse abilitazioni all’accesso interno;
- la gestione della documentazione dell’Amministrazione Centrale attraverso la registrazione e la collocazione, secondo l’ordine seriale, dei fascicoli acquisiti dagli archivi correnti;
- il controllo della movimentazione dei fascicoli;
- la selezione e lo scarto dei documenti;
- l’elaborazione e l’aggiornamento di strumenti di corredo (inventario topografico, elenchi di consistenza);
- la gestione della documentazione storica dell’Ateneo attraverso il riordinamento, la condizionatura e l’inventariazione dei fascicoli e delle serie versati dall’Archivio di deposito dell’Amministrazione Centrale e dagli archivi di deposito di ciascuna struttura periferica, nonché dagli archivi privati donati all’Ateneo.
L’Ufficio si occupa anche, in affiancamento alla gestione Titulus, del nuovo applicativo di gestione del Registro del Trattamento dati, adempimento previsto dalla normativa in materia di trattamento di dati personali (GDPR).
L’Ufficio supervisiona altresì le principali funzionalità legate al Registro dei trattamenti, in qualità di Titolare del trattamento, con modelli precaricati; nonché provvede alla implementazione e aggiornamento del Registro dei trattamenti, in qualità di Responsabile del trattamento. Inoltre cura la gestione degli asset (sedi, infrastrutture, strumenti di lavoro), con modelli precaricati, oltre all’integrazione con la soluzione CINECA di gestione risorse umane, organigramma, ruoli e funzioni (U- GOV).
Provvede al monitoraggio della gestione dei rischi (con modelli di classificazione, mitigazione precaricati), alla gestione DPIA (Data Protection Impact Assessment - Valutazione di impatto sulla protezione dei dati), al Registro degli incidenti e dei data breach, alla gestione mansionari/lettere di incarico e all’integrazione, con la soluzione CINECA, di gestione documentale (Titulus).
Attività DPO (Data Protection Officer di Ateneo) – Privacy Policy
Tenuto conto del fatto che la gestione degli aspetti riconnessi alla privacy all’interno delle competenze proprie del Responsabile dell’Ufficio Protocollo e Conservazione Documenti Elettronici, beneficia del concomitante incarico quale DPO in capo alla medesima Funzionaria Responsabile sia dell’Ufficio che del citato incarico, si ritiene utile inserire in tale contesto anche la job description delle attività legate all’incarico di Responsabile del Trattamento dati di Ateneo (DPO), descritte come segue:
-Supporto e monitoraggio sulle attività del Titolare del trattamento, nell’ambito della definizione della privacy policy e l’applicazione del GDPR;
- Predisposizione e redazione di tutte le informative privacy sulla normativa e le indicazioni operative di settore, sempre aggiornate in base alle esigenze e sollecitazioni dei vari uffici, oltre che diffusione della normativa legata alla privacy e provvedimenti del Garante (redazione di una informativa con cadenza regolare);
- Supervisione e redazione delle informative privacy legate ai bandi di ateneo (tutte le tipologie);
- Supporto ai singoli docenti, agli autorizzati al trattamento, ai Responsabili interni del trattamento e ai Dipartimenti nell’ambito della gestione del trattamento dati per i progetti di ricerca, le convenzioni di ricerca e le indagini statistiche, nonché per ogni altro aspetto di competenza dei singoli Uffici;
- Redazione e aggiornamento dei contenuti della pagina privacy di ateneo e successiva diffusione e monitoraggio della valutazione dei rischi con finalità di prevenzione di responsabilità di Ateneo;
- Gestione delle procedure di data breach e dei relativi contenziosi e/o reclami degli interessati nei confronti del Garante;
- Supporto al Titolare, in collaborazione con l’Ufficio Legale, nonché con i consulenti privacy incaricati, per la stesura delle memorie difensive da inviare al Garante e le note di riscontro degli inviti ad aderire rispetto alle istanze degli interessati; istanze varie degli interessati in materia di protezione dei dati (riferimento diritti GDPR) – situazioni di particolare criticità e interazione con Garante;
- Gestione informative privacy studenti e utenti sulla piattaforma GOMP di Ateneo;
- Supporto e consulenza sul trattamento dati delle procedure concorsuali e successive pubblicazioni graduatorie e atti;
- Suggerimenti sui corsi di formazione privacy (adempimento GDPR) per tutto il personale TAB;
- Aggiornamento articolati sul trattamento dati personali per convenzioni quadro e di ricerca, nonché contratti di ateneo e atti amministrativi di varia natura;
- Articolazione del registro del trattamento dei dati a seguito audit con i vari uffici e indicazioni operative circa l’utilizzo del possibile applicativo CINECA sulla gestione dei dati;
- Interfaccia con CASI e Amministratori di sistema per le questioni legate alla sicurezza informatica, con condivisione strategie di privacy policy rispetto alla gestione dei servizi online Unicas per studenti, docenti e personale TAB;
- Gruppo di lavoro CODAU (rete dei DPO delle Università italiane);
- Condivisione di prassi e linee guida col Responsabile Trasparenza per la questione relativa al contemperamento degli obblighi di trasparenza con la tutela della riservatezza;
- Redazione e supervisione di atti di nomina dei Responsabili esterni del trattamento;
- Adozione eventuale del Piano Privacy di Ateneo, sottoposto e condiviso con il Titolare e portato al parere dei Dipartimenti di Ateneo;
- Supporto per le attività di comunicazione interna ed esterna in materia di protezione del dato (piattaforme social, interviste online su moduli google e varie); supporto alle varie strutture di Ateneo per la predisposizione di raccolta e gestione dei dati per le manifestazioni ufficiali di Ateneo e la somministrazione di questionari o indagini di altra natura;
- Relazione per individuazione di risorse finanziarie dedicate alle attività Privacy all’interno del Bilancio Unico di Ateneo;
- Verifica della congruità degli atti amministrativi rispetto al GDPR e verifica congruità verbali degli Organi Collegiali (Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione), prima della pubblicazione sul sito Unicas;
- Indicazioni circa l’adozione di iniziative in tema di Privacy Policy di Ateneo nella predisposizione e redazione del Piano Integrato (stato dell’arte, obiettivi, riferimenti normativi e tecnico organizzativi);
- Indicazioni circa l’adozione di una sezione sul trattamento dei dati personali nella predisposizione e redazione del PIAO (Piano Integrato Attività e Organizzazione), da integrare al capitolo dedicato alle misure strategiche di Ateneo sulla Trasparenza all’Anticorruzione;
- ogni altra attività contemplata dalla normativa in materia.
Personale afferente:
Elide Di Duca
tel. 07762993440
e-mail: elide.diduca@unicas.it
Renato Marrocco
tel. 07762994952
e-mail: renato.marrocco@unicas.it
Anna Maria Miele
tel. 07762994008
e-mail: annamaria.miele@unicas.it